Δήμος Κω

Ο Προϊστάμενος μιας διοικητικής ενότητας (Διεύθυνσης / Τμήματος) ευθύνεται έναντι του αμέσως υπερκειμένου διοικητικού επιπέδου για την αποτελεσματική και αποδοτική εκτέλεση των λειτουργιών της ενότητας, προγραμματίζοντας, οργανώνοντας, στελεχώνοντας, συντονίζοντας και ελέγχοντας τις επί μέρους δραστηριότητες, έτσι ώστε να εκπληρώνονται οι περιοδικοί (ετήσιοι και μεσοπρόθεσμοι) στόχοι του Δήμου, με βάση αντίστοιχα προγράμματα δράσης.

Ειδικότερα, ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης ή του Τμήματος:

Διατυπώνει, σε συνεργασία με το ιεραρχικά ανώτερο διοικητικό, τους στόχους και προγράμματα δράσης της διοικητικής ενότητας, καθώς και τους αντίστοιχους προϋπολογισμούς, σε συνεργασία με τις Οικονομικές Υπηρεσίες.

Φροντίζει για την υλοποίηση των, κατά περίπτωση, αποφάσεων των ιεραρχικά ανωτέρων διοικητικών επιπέδων.

Αποφασίζει και υπογράφει τα σχετικά έγγραφα για τις αποφάσεις που αποκεντρώνονται στον υπηρεσιακό μηχανισμό, μετά από εξουσιοδότηση του Δημάρχου.

Μεριμνά για τη στελέχωση, την οργάνωση, τον συντονισμό και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων της διοικητικής ενότητας, με τρόπο ώστε να υλοποιούνται αποτελεσματικά τα προγράμματα δράσης και οι, κατά περίπτωση, αποφάσεις ή εντολές.

Εποπτεύει, αξιολογεί και προσανατολίζει το προσωπικό της διοικητικής ενότητας, μεριμνώντας για την ανάπτυξη και επιμόρφωσή του, τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας και τη διατήρηση αρμονικών εργασιακών σχέσεων.

Μεριμνά για την κατάρτιση του κανονισμού λειτουργίας της διοικητικής ενότητας, εισηγείται μεταβολές των διατάξεων του και παρακολουθεί την κανονική εφαρμογή εγκεκριμένων κανονισμών.

Προετοιμάζει τους απολογισμούς δράσης και οικονομικούς απολογισμούς, σε συνεργασία με τις Οικονομικές Υπηρεσίες. Καταρτίζει μηνιαίους ή τριμηνιαίους απολογισμούς δράσης και

Αναφέρει, ιεραρχικά, για τις υποθέσεις που εκκρεμούν και τις αποκλίσεις από τον προγραμματισμό.

Συνεργάζεται με την Υπηρεσία Προγραμματισμού για την, από κοινού, διατύπωση κάθε φύσης εισηγήσεων σχετικών με προτάσεις, αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων, διατύπωση στόχων, μεθοδολογίας, πολιτικών και προγραμμάτων δράσης, που αναφέρονται στις λειτουργίες της διοικητικής ενότητας.

Παραλαμβάνει την αλληλογραφία που σχετίζεται με τις αρμοδιότητες της διοικητικής μονάδας του, τη χαρακτηρίζει και τη διανέμει στις αρμόδιες υπηρεσιακές μονάδες ή υπαλλήλους, παρέχοντας τις αναγκαίες οδηγίες για τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν.

Εισηγείται για θέματα αρμοδιότητας των διοικητικών μονάδων που εποπτεύει προς τον προϊστάμενο του ανωτέρου ιεραρχικά επιπέδου και τα αρμόδια πολιτικά όργανα και παρίσταται, εφόσον απαιτηθεί, στις συνεδριάσεις συλλογικών οργάνων και επιτροπών.

Έχει την ευθύνη ελέγχου και θεώρησης όλων των εγγράφων των υπαλλήλων της διοικητικής μονάδας που εποπτεύει, καθώς και των εισηγήσεών τους προς τα ανώτερα ιεραρχικά επίπεδα. Όλα τα έγγραφα, καταστάσεις κ.λ.π. του Δήμου μονογραφούνται από τον αρμόδιο υπάλληλο και θεωρούνται με τη μονογραφή τους από τους αρμόδιους προϊσταμένους.

Δέχεται τους πολίτες και παρέχει τις αναγκαίες διευκρινίσεις σε περιπτώσεις παραπόνων και διαφορών, σχετικών με τις υπηρεσίες που εποπτεύει. Εισηγείται συστήματα ενημέρωσης των δημοτών σχετικά με τις προσφερόμενες υπηρεσίες, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους έναντι του Δήμου, σε συνεργασία με το αρμόδιο Γραφείο του Δήμου.

Συγκεντρώνει στοιχεία, χρήσιμα για τον προγραμματισμό και απολογισμό των δραστηριοτήτων της διοικητικής μονάδας του σε συνεργασία με το Γραφείο Προγραμματισμού, Μηχανοργάνωσης και την Διεύθυνση της Τεχνικής Υπηρεσίας.

Συνεργάζεται με τους προϊσταμένους άλλων διοικητικών ενοτήτων των υπηρεσιών ή θυγατρικών φορέων του Δήμου, για το συντονισμό και την ολοκλήρωση των λειτουργιών του Δήμου.

Συνεργάζεται με τους φορείς εκτός Δήμου που σχετίζονται με τις λειτουργίες της διοικητικής μονάδας.

Είναι υπεύθυνος για τη νομιμότητα των ενεργειών της διοικητικής μονάδας του.

Παρακολουθεί τη νομοθεσία, τις εξελίξεις της επιστήμης και τεχνολογίας και τις εξελίξεις στον τοπικό, ελληνικό και διεθνές περιβάλλον, που έχουν σχέση με τις λειτουργίες της διοικητικής ενότητας. Ενημερώνει το προσωπικό και μεριμνά για την τήρηση των νομικών διατάξεων, την εφαρμογή καινοτομιών και την προσαρμογή της λειτουργίας της διοικητικής μονάδας στις εξελίξεις του εξωτερικού περιβάλλοντος.

Μεριμνά για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της δράσης της διοικητικής ενότητας, τη βελτίωση της απόδοσης του ανθρώπινου δυναμικού και των τεχνικών μέσων, την καλύτερη εξυπηρέτηση του δημότη και την καλύτερη ανταπόκριση της διοικητικής μονάδας στις τοπικές ανάγκες.

Εκτελεί τις λειτουργίες της μονάδας που εποπτεύει, οι οποίες δεν είναι δυνατό να εκτελεσθούν από τους υπαλλήλους της.

Συντονίζει όλες τις Τεχνικές Υπηρεσίες για την εφαρμογή του Τεχνικού Προγράμματος του Δήμου.

Δίνει τις απαραίτητες κατευθύνσεις για έγκαιρη και ορθή εκτέλεση έργων.

Ενημερώνει το Δήμαρχο, ή τον πολιτικά υπεύθυνο που ορίζεται με απόφαση Δημάρχου επί παντός τεχνικού θέματος.

Σύμφωνα με τις οδηγίες του Δημάρχου, σε συνεργασία με όλα τα Τμήματα των Τεχνικών Υπηρεσιών του Δήμου, μεριμνά για την κατάρτιση του ετήσιου προγράμματος του Δήμου, αναλυτικά, για κάθε υπηρεσία και κατά κωδικό αριθμό, των προς εκτέλεση έργων.

Κοστολογεί κάθε τεχνικό έργο.

Έχει την ευθύνη προσδιορισμού ετήσιων και μεσοπρόθεσμων στόχων εκτέλεσης, νέων τεχνικών έργων στην περιοχή του Δήμου και εκτέλεσης εργασιών συντήρησης της υφιστάμενης κοινόχρηστης υποδομής.

Υποβάλλει το σχέδιο Τεχνικού Προγράμματος για έγκριση στο Δημοτικό Συμβούλιο, το οποίο πρέπει να αποφασίσει για την έγκρισή του δύο μήνες, τουλάχιστον, πριν από την έναρξη του οικονομικού έτους.

Μεριμνά για την εκτέλεση του Τεχνικού Προγράμματος από όλες τις εντεταλμένες Τεχνικές Υπηρεσίες.

Παρακολουθεί την πορεία των εκτελουμένων έργων και εισηγείται, κατόπιν συνεννοήσεως με τις αρμόδιες υπηρεσίες, τις τυχόν επιβαλλόμενες τροποποιήσεις του προγράμματος.

Προβαίνει σε δειγματοληπτικό έλεγχο της ποιοτικής και ποσοτικής κατασκευής των εκτελουμένων έργων, όπου αυτός απαιτείται.

Τηρεί στατιστικό πίνακα όλων των εκτελουμένων έργων και χρονοδιαγράμματα ενάρξεως κατασκευής και αποπερατώσεως.

Αποφασίζει για τη λήψη κάθε μέτρου, για την έγκαιρη και ορθή εκτέλεση των έργων.

Παρακολουθεί την πορεία πιστώσεων κάθε τεχνικού έργου, έτσι ώστε, η εκταμίευση για την πληρωμή των υποβαλλομένων πιστοποιήσεων και λογαριασμών να κινείται μέσα στα όρια εγκεκριμένου προϋπολογισμού του έργου.

Ελέγχει τους, υποβαλλόμενους από τις υπηρεσίες, ανακεφαλαιωτικούς πίνακες, ή τις υποβαλλόμενες συμπληρωματικές συμβάσεις και εισηγείται την ορθότητα των αιτουμένων νέων πιστώσεων του έργου, μέσα στα νόμιμα όρια και τις υπάρχουσες ανάγκες.

Έχει την ευθύνη εκτέλεσης του τεχνικού προγράμματος μέσα στα όρια των εγκεκριμένων πιστώσεων προϋπολογισμού.

Τηρεί μητρώο όλων των εργαζομένων στη Δ/νση με το αντικείμενο της εργασίας τους, μεριμνά και εισηγείται στο Δήμαρχο τη στελέχωση με το απαιτούμενο προσωπικό κάθε τμήματος της Διεύθυνσης.

Συγκεντρώνει τα ημερήσια δελτία εργασίας όλων των εργαζομένων στη Δ/νση και συντάσσει τα παραστατικά στοιχεία ημερήσιας εργασίας, τα οποία στέλνει στο Γραφείο Προσωπικού του Δήμου, για τη σύνταξη των μισθοδοτικών καταστάσεων.

Προγραμματίζει τις ετήσιες άδειες των εργαζομένων στη Διεύθυνση και αποστέλλει τα σχετικά έντυπα, μετά την υπογραφή τους στο Γραφείο Προσωπικού.

Τηρεί πρωτόκολλο εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας στη Διεύθυνση.

Ελέγχει και θεωρεί όλες τις μελέτες των τεχνικών υπηρεσιών, στα πλαίσια των διατάξεων των Προεδρικών Διαταγμάτων 410/1995 (άρθρο 268 παρ.3) και 28/1980 (άρθρο 10), καθώς επίσης, των οχημάτων, μηχανημάτων, ανταλλακτικών εργαλείων και λοιπών ειδών.

Ελέγχει τις συντασσόμενες τροποποιήσεις των μελετών κατά την διάρκεια της εκτέλεσης των έργων και των προμηθειών ( Π.Κ.Ν.Τ.Μ, Α.Π.Ε κ.λπ.).

Ελέγχει τις επιμετρήσεις, τα πρωτόκολλα παραλαβής αφανών εργασιών, τους πίνακες αναθεώρησης τιμών και τις πιστοποιήσεις πληρωμών των έργων.

Ελέγχει την πιστή εφαρμογή των οικείων συμβάσεων εκπόνησης μελετών, εκτέλεσης έργων και προμηθειών.

Ελέγχει τυχόν ελλείψεις, παραλείψεις ή παρεκκλίσεις, από τις προβλεπόμενες διατάξεις και συμβάσεις και προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες και συμπληρώσεις.

Ελέγχει και θεωρεί όλες τις μισθοδοτικές καταστάσεις των ημερομισθίων που χρησιμοποιούνται στα συνεργεία των έργων, στις τεχνικές υπηρεσίες.

Επιθεωρεί τα εκτελούμενα έργα, ανεξάρτητα από τον τρόπο εκτέλεσης και ελέγχει την ποιότητα, βάσει των προδιαγραφών της μελέτης και των κανόνων της τεχνικής.

Ενεργεί έλεγχο της παρουσίας του προσωπικού στα εκτελούμενα, από τις Τεχνικές Υπηρεσίες, έργα.

Ορίζει τους επιβλέποντες μηχανικούς στα εκτελούμενα έργα με εργολαβία ή αυτεπιστασία.

Παροχή γραμματειακών υπηρεσιών στη Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών (διακίνηση εισερχομένων / εξερχόμενων εγγράφων, τήρηση αρχείων εγγράφων, δακτυλογράφηση και αναπαραγωγή κειμένων, αναπαραγωγή σχεδίων, παροχή γενικών πληροφοριών προς τους πολίτες κ.λπ.).

Συγκέντρωση υλικού και τήρηση τεχνικού φυσικού αρχείου (π.χ. σε φακέλους) των έργων της Διεύθυνσης σε τρία επίπεδα:

Προγραμματιζόμενα έργα

Υπό εκτέλεση έργα

Αποπερατωθέντα

Στο αρχείο περιλαμβάνονται κάθε φύσης έγγραφα, έντυπα, αλληλογραφία, παραστατικά, μελέτες, σχέδια κ.λπ. που προγραμματίζει, εκτελεί ή έχει αποπερατώσει η Διεύθυνση.

Τήρηση γενικής και τεχνικής βιβλιοθήκης και αρχείου τεχνικής νομοθεσίας. Η τεχνική βιβλιοθήκη περιλαμβάνει τα φυλλάδια των τεχνικών χαρακτηριστικών και συντήρησης όλων των μηχανημάτων / οχημάτων του Δήμου.

Τήρηση τεχνικού πληροφοριακού αρχείου των έργων της Διεύθυνσης. Στο αρχείο τηρούνται κάθε είδους ποσοτικά και τεχνικά χαρακτηριστικά των έργων που προγραμματίζονται, εκτελούνται ή έχουν αποπερατωθεί (π.χ. στοιχεία ταυτότητας έργου, στοιχεία μελετητών / αναδόχων, βασικά μεγέθη του έργου, χρονοδιαγράμματα, φάσεις / στάδια εκτέλεσης, αναλώσεις υλικών, αναλώσεις μηχανικού εξοπλισμού, αναλώσεις ανθρώπινου δυναμικού κ.λπ.), με τα αντίστοιχα παραστατικά / έντυπα (π.χ. δελτία προόδου εργασιών, πιστοποιήσεις, πληρωμές εργολάβων, ημερήσια δελτία εργασίας προσωπικού, δελτία αγοράς υλικών κ.λπ.).

Τήρηση κοστολογικού αρχείου έργων της Διεύθυνσης. Στο αρχείο τηρούνται κάθε είδους δαπάνες και αναλώσεις που αντιστοιχούν στην εκτέλεση καθ΄ ενός από τα έργα της Διεύθυνσης, σε συνεργασία με την Οικονομική Υπηρεσία.

Τήρηση αρχείου προγραμμάτων έργων της Διεύθυνσης.

Τήρηση αρχείου των διατιθεμένων τεχνικών μέσων και ανθρωπίνου δυναμικού της Διεύθυνσης και της χρήσης τους στις επί μέρους δραστηριότητες και έργα της Διεύθυνσης.

Παροχή πληροφοριών προς τα αιρετά όργανα διοίκησης και τις υπόλοιπες υπηρεσίες του Δήμου, είτε κατά περίπτωση (μετά από σχετική ζήτηση), είτε με συστηματικό τρόπο (π.χ. με περιοδικές απολογιστικές καταστάσεις), για την πορεία εξέλιξης έργων της Διεύθυνσης από χρονικής, οικονομικής και κοστολογικής άποψης.

Εξαγωγή περιοδικών στατιστικών καταστάσεων, που αφορούν στην εκτέλεση των έργων, καθώς και την αξιοποίηση των διατιθέμενων τεχνικών μέσων και τεχνικού προσωπικού.

Παροχή γραμματειακών υπηρεσιών στη Διεύθυνση (διακίνηση εισερχομένων / εξερχόμενων εγγράφων, τήρηση αρχείου εγγράφων, δακτυλογράφηση και αναπαραγωγή κειμένων και σχεδίων, παροχή γενικών πληροφοριών προς τους πολίτες κ.λπ.).

Χειρισμός του μηχανογραφικού εξοπλισμού που είναι αναγκαίος για την αποδοτική εκτέλεση των δραστηριοτήτων του Γραφείου.

Παροχή γενικών πληροφοριών προς τους δημότες, για θέματα της Διεύθυνσης.

Τήρηση πρωτοκόλλου εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας στη Διεύθυνση.

Άσκηση της γραμματειακής υποστήριξης ολόκληρης της Διεύθυνσης Τεχνικών Υπηρεσιών του Δήμου.

Τηρεί απολογιστικά και απογραφικά στοιχεία προόδου και κόστους των έργων στην βάση των πολιτικών αποφάσεων.

Τηρεί αρχείο εκτελουμένων / αποπερατωθέντων έργων εργασιών και μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών εκτέλεσης διαχείρισης, λογιστικής παρακολούθησης των έργων κατά τα προβλεπόμενα από τις σχετικές διατάξεις και τις αποφάσεις του Δήμου.

Εκτέλεση κάθε φύσης σχεδιαστικών εργασιών για τις ανάγκες της Διεύθυνσης.

Τήρηση αρχείου σχεδίων.